Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement Harmonieorkest Vleuten

Doelstelling huishoudelijk reglement

Met dit huishoudelijk reglement willen we de taken en verantwoordelijkheden van het bestuursleden, de commissieleden en de leden vastleggen. Alle onderwerpen die hier beschreven staan mogen niet in strijd zijn met de statuten. Bij onduidelijkheden zullen de statuten leidend zijn.

Verklarende woordenlijst

Dirigent: dirigent of orkestleider
Algemeneomgangsregels: omgangsregels zoals beschreven in het document gedragsregels Harmonieorkest Vleuten
Sectie-aanvoerder: muzikaal leider van een instrumentgroep

Artikel 1 Aanmelding en opzegging

Aanmelding als lid van het Harmonieorkest Vleuten (afgekort als HOV), bedoeld in artikel 4 lid 1 van de statuten, geschiedt door inlevering van een ingevuld en ondertekend inschrijfformulier. Als een lid ook muzieklessen via HOV wil volgen, moet ook het gedeelte over de muzieklessen worden ingevuld. Plaatsing in de loop van het cursusjaar is soms mogelijk, maar afhankelijk van een plek op de muziekschool of bij de docent. Deelname aan de muzieklessen geldt steeds voor een geheel cursusjaar(van 1 augustus tot en met 31 juli) of vanaf het moment van plaatsing tot en met 31 juli.
Het lidmaatschap gaat in op het moment dat men als spelend lid van het orkest is toegetreden of op het moment dat met de muzieklessen is begonnen. Op dat moment ontstaat tevens aanspraak op het huren van een muziekinstrument van de vereniging.
Een kandidaat-lid kan aan maximaal drie repetities deelnemen voordat hij of zij besluit lid te worden. In die periode kan het kandidaat-lid een beeld vormen van de vereniging en orkest. Voor definitieve plaatsing in een orkest dient voorgespeeld te worden voor dirigent en sectie-aanvoerder of dirigent en een bestuurslid. De dirigent van het betreffende orkest kan hiermee een oordeel te vormen over het muzikale niveau van het kandidaat-lid. Op basis hiervan kan bepaald worden of het lid het gewenste niveau heeft en wat de voorlopige plaats in het orkest zal zijn. De dirigent geeft naar aanleiding van het voorspelen een advies, het bestuur besluit over de plaatsing. Doorstroom naar een volgend orkest gebeurt volgens het doorstroombeleid van HOV.
Nadat een kandidaat-lid is toegetreden tot de vereniging volgt een proefperiode van een half jaar. Het lid is hierbij contributie aan de vereniging verschuldigd. Als er aanleiding voor is volgt na dit half jaar een evaluatie met dirigent en bestuur. Uit deze evaluatie volgt een aantal opties:

het tijdelijk lidmaatschap wordt door het lid of bestuur beëindigd, om muzikale of andere redenen;
het tijdelijk lidmaatschap wordt met een af te spreken periode verlengd onder bepaalde voorwaarden;
het tijdelijk lidmaatschap wordt omgezet in een definitief lidmaatschap.

Nieuwe leden downloaden een inschrijfformulier via de website of ontvangen het van het daarvoor verantwoordelijke bestuurslid. Het inschrijfformulier wordt door het lid ingevuld en voor akkoord ondertekend en vervolgens geretourneerd aan de secretaris (of betrokken bestuurslid). Voor een lid beneden de achttien jaar tekent een van de ouders of verzorgers.
Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijkte geschieden bij de secretaris van de vereniging. Met ingang van de datum waarop het lidmaatschap eindigt, verliest het lid de aanspraken op de in gebruik verkregen eigendommen (zoals muziekinstrumenten en accessoires) van de vereniging. Deze eigendommen moeten binnen een termijn van twee weken, ingaande op de datum van opzegging, bij een van de bestuursleden worden ingeleverd. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan per kwartaal en de opzegging moet voor het einde van een kalenderkwartaal ontvangen zijn. Daarbij geldt nog steeds dat het schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken gebeurt. Bij opzegging na afloop van een kalenderkwartaal, blijft dat hele kwartaal nog contributie verschuldigd.
Worden de in bruikleen verstrekte verenigingseigendommen niet binnen deze termijn ingeleverd, dan kan lidmaatschap niet worden beëindigd en blijft de verplichting tot contributiebetaling voortbestaan. Nadat alles in goede staat is geretourneerd zal lidmaatschap alsnog per 1^e van het volgende kwartaal worden beëindigd.
Opzegging van de lessen aan de muziekschool (indien via HOV geregeld) moet schriftelijk bij de secretaris gebeuren, vóór 1 juni. Het niet-tijdig opzeggen heeft tot gevolg dat de leerling opnieuw een volledig cursusjaarop de muziekschool wordt geplaatst, met bijkomende financiële verplichting.

Artikel 2 Rechten en plichten van (jeugd)leden en ouders/verzorgers van jeugdleden

Ieder lid is verplicht deel te nemen aan de repetities en optredens van het orkest/de orkesten waarin hij of zij speelt evenals overige verenigingsactiviteiten.
Een lid, dat om gegronde reden niet aan zijn verplichtingen ten opzichte van de vereniging kan voldoen, dient het bestuur hiervan tijdig in kennis te stellen.
Ouders/verzorgers van jeugdleden worden geacht ondersteuning te bieden bij het orkest waarin het jeugdlid speelt en bij overige verenigingsactiviteiten.
Het bestuur heeft de bevoegdheid een lid, medewerker of ouder/verzorger tijdelijk gehele of gedeeltelijke vrijstelling te verlenen van zijn verplichtingen ten opzichte van de vereniging.
Iedereen verbonden aan HOV is verplicht de algemene omgangsregels van het HOV te ondertekenen en zich daaraan te houden. Dat geldt uiteraard ook voor ouders/verzorgers van jeugdleden.

Artikel 3 Repetities en verenigingsactiviteiten

De repetities worden door het bestuur in overleg met de dirigent bepaald. Het bestuur en de dirigent bepalen of onder zekere omstandigheden repetities al of niet worden afgelast. De leden zijn verplicht om verzuim van een repetitie tijdig, doch zo mogelijk uiterlijk een week tevoren te melden bij de secretaris en sectieleider (A-orkest) of bij de orkestouder (B, C, D en E orkest). Bij verzuim van een optreden is deze termijn vastgesteld op zes weken voor de optreden. In geval van ziekte of calamiteiten dient men zo snel mogelijk contact op te nemen met de secretaris. Bij meerdere weken verzuim van de repetitie bepaalt de dirigent in overleg met de sectie-aanvoerder en het bestuur of betrokkene aan een optreden kan deelnemen.Afmelden voor een verenigingsactiviteit gebeurt bij de secretaris of de bij de activiteit genoemde persoon. De termijn hiervoor kan per activiteit verschillen en zal altijd worden genoemd. In geval van ziekte of calamiteiten dient men zo snel mogelijk contact op te nemen met de bovengenoemde personen.
Als vereniging hanteren we de gangbare omgangsnormen en beleefdheidsregels met elkaar. Daaronder vallen ook de volgende afspraken:

Repetities worden geacht wekelijks te worden gevolgd (voor afmelden zie 3.1);
Het niet-wekelijks repetities volgen, kan uitsluiting van optredens tot gevolg hebben. Over uitzonderingen vanwege zwaarwegende redenen beslist het bestuur;
Voor leden tot 16 jaar geldt dat zij – indien de ouders of verzorgers dit wensen – de avondrepetities om circa 21.15 uur (bij aanvang pauze) kunnen verlaten;
Iedereen van 16 jaar en ouder wordt geacht de volledige repetities te volgen. In geval van toetsweken, examens of andere redenen gerelateerd aan school of studie kan hier in overleg met het bestuur van afgeweken worden;
Tijdens de repetitie is de dirigent de leider van het orkest;
Tijdens de repetitie heerst er rust én aandacht voor de dirigent;
Iedereen is op tijd aanwezig, zodat op het vaste tijdstip met een volledige bezetting begonnen kan worden;
Tijdens repetities wordt er niet gerookt of gedronken (water is toegestaan), niet onnodig gepraat, geblazen/gespeeld en de telefoon blijft in de tas.
Thuis wordt er voldoende gerepeteerd.

Indien de dirigent het nodig acht, kunnen in overleg met het bestuur extra repetities buiten de reguliere wekelijkse repetities worden gepland. Voor deze repetities zijn bovenstaande bepalingen eveneens van toepassing.
Extra sectierepetities worden ingepland als ze in lijn zijn met het verenigingsbeleid. Er worden in overleg met de dirigent duidelijke doelen voor sectierepetities vastgesteld, die passen binnen de ontwikkeling van de sectie/orkest. In overleg met de dirigent kan hiervoor een repetitor benaderd worden. De penningmeester dient vooraf schriftelijk akkoord te gaan met een eventueel verschuldigd honorarium voor de repetitor.

Artikel 4 In bruikleen ter beschikking gestelde zaken

Aan leden kunnen gedurende het lidmaatschap door de vereniging de volgende zaken verhuurd en/of in gebruik ter beschikking worden gesteld:

een instrument met bijbehorende accessoires
bladmuziek
kleding

Ieder lid is aansprakelijk voor schade aan de in lid 1 genoemde zaken die zijn ontstaan door eigen schuld en/of verwijtbare onachtzaamheid van het betreffende lid. Omvang van de schade wordt vastgesteld door het bestuur en zal worden verhaald op het lid.

Reparaties aan kleding en/of instrumenten mogen alleen worden uitgevoerd door vanuit de vereniging aangewezen herstellers.

Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid die de beschadigde zaken in gebruik heeft, tenzij door de betrokkene het tegendeel wordt aangetoond. Aansprakelijkheid wordt beoordeeld door het bestuur.
Het is vanzelfsprekend dat wanneer HOV leden faciliteert met een instrument in bruikleen, dat dit betekent dat deelname aan alle muzikale activiteiten van HOV prioriteit heeft boven andere activiteiten (bijvoorbeeld deelname aan een play in, projectorkest of bij invallen bij een andere vereniging) waarbij dit instrument wordt gebruikt.
Voor gebruik van verenigingseigendommen buiten verenigingsactiviteiten om moet vooraf toestemming worden gevraagd bij het bestuur.Schade tijdens ongeoorloofd gebruik van verenigingseigendommen is niet te verhalen op de verzekering van de vereniging en zal worden verhaald op het lid.
In bruikleen/huur ter beschikking gestelde materialen blijven eigendom van de vereniging. Indien deze om wat voor reden dan ook moeten worden gebruikt door een ander lid (een en ander af te wegen en te besluiten door het bestuur) dienen materialen onverwijld beschikbaar te worden gesteld.
Na beëindiging van het lidmaatschap dienen de in lid 1 genoemde zaken zo spoedig mogelijk en schoon ingeleverd te worden. Zie ook artikel 1.6.

Artikel 5 Het bestuur

De ledenvergadering stelt het aantal bestuursleden vast. Het aantal is minimaal drie personen. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, penningmeester en secretaris. Andere functies worden bepaald binnen het bestuur.
Uitnodigingen voor de bestuursvergaderingen worden door de secretaris tenminste vijf dagen tevoren aan de bestuursleden toegezonden, onder vermelding van de te behandelen onderwerpen.
Het bestuur is tot het nemen van besluiten, welke de vereniging binden, slechts bevoegd, indien tijdens de besluitvorming tenminste vijf bestuursleden aanwezig zijn.Tot een bedrag van € 2.000,– mag het dagelijks bestuur beslissen.
Het bestuur is bevoegd derden op zijn bestuursvergadering uit te nodigen. Derden kunnen zijn: leden die zich met speciale taken bezighouden, of een dirigent. Derden hebben in de bestuursvergadering slechts een adviserende stem.
Het dagelijks bestuur is bevoegd om in spoedeisende gevallen, waarin het niet mogelijk is een bestuursvergadering te houden, besluiten te nemen. Wanneer dit om financiële zaken gaat, dan geldt artikel 5.3 van dit reglement.
Het bestuur bepaalt in overleg met de dirigent welke instrumenten de leden zullen bespelen.
Zaken die betrekking hebben op de aankopen van muziek, het beheer daarvan, alsmede de keuze van het repertoire, kunnen door het bestuur worden overgedragen aan een muziekcommissie. De muziekcommissie is samengesteld uit de dirigent en tenminste twee leden.
Besluiten tot het houden van bestuursvergaderingen worden door het dagelijks bestuur genomen.
De voorzitter leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen.
Als de voorzitter is verhinderd een bestuursvergadering te leiden, zal de vicevoorzitter de taken van de voorzitter waarnemen. In geval ook de vicevoorzitteris verhinderd, zal door de vergadering een voorzitter (uit het bestuur) worden aangewezen.

Artikel 6 Dirigent

Geeft leiding aan de wekelijkse repetities van het orkest, waarbij de opleiding van het orkest tot het beoogde artistieke niveau conform het beleidsplan centraal staat.
Geeft leiding aan het orkest bij concerten, concoursen en andere optredens.
De dirigent bepaalt in overleg met de sectie-aanvoerder en het bestuur, welke leden, gelet op de mate van hun bekwaamheid of aanwezigheid op de repetitie, nietaan een optreden mogen meewerken.
De dirigent(en) bepaalt (bepalen) in overleg met het bestuur, gelet op de mate van bekwaamheid, op welk moment leden spelend in een van de orkesten overgaan naar een ander orkest. Als richtlijn hiervoor geldt het doorstroombeleid van HOV.

Artikel 7 Muzikaal beleid

De muzikale en artistieke leiding is in handen van de dirigent. Deze houdt bij het vaststellen van zijn/haar koers rekening met het beleidsplan zoals vastgesteld door het bestuur en de wensen van de muziekcommissie.
De dirigent wordt aangesteld op voordracht van een commissie, die bestaat uit een afvaardiging van de leden. Dit kunnen zowel gewone leden als jeugdleden zijn. Het bestuur besluit over het aannemen van de dirigent.
De dirigent bepaalt in hoeverre een lid bekwaam is om te participeren in een orkest van de vereniging. Bij nieuwe leden is voorspelen verplicht.
De dirigent heeft het laatste woord over de meest optimale invulling van de bezetting van de orkesten daar waar het gaat over de verdeling van partijen.

Artikel 8 Commissies

Het bestuur zorgt voor een jaarlijks geactualiseerd beleidsplan waarin een taakverdeling en -omschrijving van alle commissies is opgenomen. Het beleidsplan ligt ter inzage bij de secretaris.
Iedere commissie krijgt een vooraf vastgesteld mandaat van het bestuur. Dit kan bijvoorbeeld gaan om financiële zaken. Besluiten die buiten het vastgestelde mandaat vallen moeten vooraf met het bestuur worden overlegd.

Artikel 9 Gedragsregels

Voor iedereen die regelmatig in contact komt met jeugdleden en/of leden met een verstandelijke beperking is een VOG verplicht. Het gaat hier in ieder geval om het bestuurslid jeugd, de dirigenten, de jeugdcommissie en de orkestouders. Ook in andere voorkomende gevallen kan een VOG verplicht gesteld worden. Dit wordt dan altijd voorafgaand aan het beginnen met die functie besproken. In gevallen waar mensen incidenteel als vrijwilliger werken met jeugd leden of leden met een verstandelijke beperking geldt de verplichting om de gedragscode te ondertekenen.

Artikel 10 Reglementswijzigingen

Voorstel tot wijziging(en) kunnen schriftelijk worden ingediend bij het bestuur en moeten worden ondertekend door tenminste 5 leden. Daarnaast kan het bestuur voorstellen tot wijziging doen. Besluiten tot wijziging dienen altijd te worden genomen door de Algemene Vergadering, onder de voorwaarde dat tenminste de helft van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Is het vereiste minimumaantal niet aanwezig dan wordt binnen een en twintig dagen, doch niet binnen zeven dagen, een volgende ledenvergadering bijeengeroepen. In deze vergadering kan een besluit tot wijziging worden genomen met meerderheid van (geldige) stemmen.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 11 Slotbepaling

In alle gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.