Als Vrijwilligerscoördinator bij Harmonieorkest Vleuten vervul je een essentiële rol in het organiseren en coördineren van ongeveer 80 vrijwilligers binnen de vereniging. Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de organisatiestructuur, het werven van nieuwe vrijwilligers en het waarborgen van een positieve vrijwilligerservaring. Je tijdsinvestering bedraagt hooguit een paar uur per maand en deze functie is ook als duo te vervullen. 

Je speelt een cruciale rol in het creëren van een stimulerende en positieve omgeving voor vrijwilligers binnen Harmonieorkest Vleuten. Door middel van effectieve communicatie, werving en ondersteuning zorg je ervoor dat de vrijwilligers betrokken en gemotiveerd blijven om bij te dragen aan het succes van Harmonieorkest Vleuten. 

Taken en verantwoordelijkheden: 

Organisatiestructuur: Het bijhouden van een overzichtelijke organisatiestructuur waarin de verschillende vrijwilligersfuncties binnen de vereniging duidelijk zijn gedefinieerd en ingevuld. Ook draag je zorg voor relevante en vrijwilliger gerelateerde content op de website (via de PR-commissie).

Werving van vrijwilligers: Je helpt de commissies met het zoeken van nieuwe vrijwilligers om openstaande functies te vervullen. Je werkt samen met het bestuur om de juiste functieomschrijvingen op te stellen en coördineert met de PR-commissie om de vacatures op de website te plaatsen en PR-activiteiten te creëren. 

Bedankjes: Elk jaar zorg je ervoor dat alle vrijwilligers een bedankje ontvangen als blijk van waardering voor hun inzet en bijdrage aan de vereniging. 

Aanspreekpunt: Fungeren als het centrale aanspreekpunt voor alle vrijwilligers, waarbij je vragen beantwoordt, advies geeft en eventuele problemen oplost. Je zorgt voor open communicatiekanalen en creëert een ondersteunende omgeving. 

VOG (Verklaring Omtrent Gedrag): Je zorgt ervoor dat het in de gedragscode afgesproken beleid met betrekking tot het kunnen overleggen van een VOG voor diverse vrijwilligersrollen, wordt nageleefd en zorgt dat de administratie daarvan op orde is. Concreet houdt dit in dat alle vrijwilligers die betrokken zijn bij de jeugdorkesten en G-orkest n het bezit zijn van een geldige VOG. Je coördineert het aanvraagproces en zorgt voor de benodigde documentatie. 

Samenwerking: Effectief samenwerken met het bestuur, de PR-commissie en andere relevante betrokkenen binnen de vereniging om de vrijwilligerscoördinatie soepel te laten verlopen en een positieve vrijwilligerservaring te waarborgen. 

Belangrijkste vereisten: 

• Uitstekende communicatieve vaardigheden om effectief te kunnen samenwerken en te communiceren met vrijwilligers, bestuursleden en andere belanghebbenden. 
• Een proactieve en positieve houding ten opzichte van vrijwilligerswerk, met oog voor waardering en erkenning van vrijwilligers. 
• Vermogen om te plannen, organiseren en prioriteiten te stellen, rekening houdend met beperkte tijdinvestering. 
• Kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot vrijwilligerswerk. 

Interesse? Meld je aan via: info@harmonieorkestvleuten.nl